公司如何使用Web服务提高会议效率

会议一直是企业长期存在的问题，以至于无休止地开玩笑。但是，如今，有效的公司使用各种不同的服务来缩短会议的时间和重点。驾驶幻灯片放映，在桌子底下玩智能手机，看时钟比管理者更多的时间。最好的工具之一可能是高质量视频会议的出现。从Skype和Discord到GoToMeeting的任何内容都可以允许带有关联文本通道的强大的多人通话。

谁说的?

带有视频的虚拟呼叫有助于消除一些常见的会议问题。例如，对于电话会议或仅语音呼叫，可能很难确定发言人。如果员工中有不止一个人的声音相似，那么问题就更加复杂了。但是，现代会议软件可以精确地显示谁正在一次讲话，从而使整个情况变得清晰。

我已经让客户在几次会议中使用此类服务​​，它们是我使用过的最有用的功能之一。当您直观地看到正在讲话的人时，您会惊讶于通话的效率更高。结论：花费更多的时间弄清楚谁在说什么比您想象的要多。

即使没有视频通话，许多现代会议平台也具有单独的用户头像，这些头像将指示该用户何时讲话。同样，它可以最大程度地减少混乱和串扰。

谁在录音?

任何伴随的文本聊天，例如您通过Skype或关联的Slack频道获得的聊天，都可以使会议更加清晰。文字聊天有两件事：双方对话和活动记录。

通过边际对话，两个人可以讨论会议主题的附带元素，而无需在中央会议中提出。这可以帮助迷路的用户获得清晰的声音而不会造成干扰，并且可以帮助两个人在他们的项目中度过另一个会议时间或皱纹，而不会只关注与他们相关的主题。

在公共聊天中积极地花几分钟时间可以缓解另一个问题。分钟混乱。人们花很多时间在会议上遗漏一些重要细节，这很令人痛心，这导致在以后的会议上浪费大量信息。一位中央员工的任务是保持会议记录，而其他人则可能会插入一些特别相关的信息，而这些信息可能不会立即覆盖。

什么时候对您有好处?

基于云的日历应用程序也可以提供很多帮助。如果您可以轻松安排自己的日程安排，则很容易找到空缺的空位以备将来之日，并在有空时可以准确地确定自己的空缺。日历应用程序还可以在会议开始之前警告用户，并且可以包括计时器甚至基于会议室的自动化来强制执行较短的会议。

除了可以提高清晰度的软件之外，其他应用程序也可以提高工作效率。您多久离开一次会议，不得不向同事索要电子邮件，以向他们发送重要文件?您在交互的接收端有多少次等待文件到达?

文件共享应用程序，甚至像Dropbox一样简单的文件共享应用程序，都可以在会议期间使用，以便在提及文件时将文件拖放到可访问的位置。将其与Slack通道结合使用，可以在必要时立即删除文件链接。

你有多少时间?

即使是简单的应用程序(例如计时器)也可以使会议保持正轨。许多商务会议的一个持续存在的问题是它们的运行时间太长。会议时间越长，保持注意力集中的难度就越大，任何富有成效的事情发生的可能性就越小。计时器可能给会议带来硬性限制。

当然，计时器很难适应首次实施的时间。初次会议通常会持续很长时间，而其他会议则会中断。诀窍是强制使用计时器，而不是议程。经过几次迭代之后，无论是谁参加的会议，都将找出生产力下降的地方，以及何时专门更改主题。对于更敏捷的会议，您可以为每个单独的主题实现一个计时器，为每个项目分配几分钟，以使其尽可能简短。

每个人开会的方式都不同，每个人都能站得住脚。值得研究应用程序以寻找改善的途径。只记得;归根结底，花在会议上的时间不是花在实际工作，销售或业务改进上的时间。

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